Ihre Unterlagen an einem Ort — und ein Hinweis, bevor etwas abläuft
Energieausweis, Versicherungspolice, Handwerkerrechnung: Sie laden jede Datei zu Ihrer Wohnung hoch und tragen dazu, wenn die Unterlage eines hat, ihr Ablaufdatum ein. Beim Hochladen rechnet HostKlar eine Prüfsumme über den Dateiinhalt und speichert sie daneben; danach lässt die Datenbank Inhalt und Prüfsumme nicht mehr verändern. Was abgelegt, erzeugt oder heruntergeladen wurde, steht mit Zeitstempel im Änderungsprotokoll.
Beim Hochladen entsteht eine Prüfsumme
HostKlar rechnet über den Inhalt jeder hochgeladenen Datei einen SHA-256-Wert aus und legt ihn zusammen mit der Datei ab. Weicht der Inhalt später ab, passt die Prüfsumme nicht mehr. Sie macht eine Veränderung erkennbar, sie verhindert sie nicht.
Abgelegtes lässt sich nicht mehr überschreiben
Zwei Regeln in der Datenbank greifen unmittelbar: die eine weist jede Änderung an Inhalt und Prüfsumme ab, die andere jedes Löschen. Dateiname, Kategorie und Ablaufdatum bleiben korrigierbar, der Inhalt nicht. Das ist die technische Seite einer GoBD-orientierten Ablage; die Verfahrensdokumentation bleibt Ihre.
Ablaufdaten zählt HostKlar 60 Tage im Voraus mit
Tragen Sie zu einer Datei ein Ablaufdatum ein, vergleicht HostKlar es beim Öffnen der Übersicht mit dem heutigen Tag und ordnet sie ein: abgelaufen, läuft in höchstens 60 Tagen ab, oder gültig. Die betroffenen Dateien stehen oben in einem eigenen Kasten, über der Liste zählen drei Felder mit, und auf der Wohnungsseite trägt der Eintrag ein farbiges Kennzeichen. Überwacht wird allein das Datum; welche Kategorie Sie eintippen, spielt dafür keine Rolle.
Das Änderungsprotokoll hält fest, was passiert ist
54 Stellen in den Seitenmodulen schreiben einen Eintrag mit Zeitpunkt (UTC), Art der Aktion und Bezug, beim Ablegen eines Belegs zum Beispiel „document.upload“ samt der ersten 16 Zeichen der Prüfsumme. Das Protokoll selbst ist ebenfalls per Datenbankregel gegen Ändern und Löschen gesperrt; die Seite „Audit“ zeigt die letzten 200 Einträge. Lädt eine verbundene Kanzlei Unterlagen oder Auswertungen herunter, steht dieser Zugriff in Ihrem Protokoll, nicht nur in ihrem.
Die Prüfsumme geht mit, wenn Sie Unterlagen weitergeben
Im Steuerberater-Paket liegen Ihre Belege als ZIP im Ordner 05_Belege, dazu eine Datei _index.txt mit Dateiname und vollständiger SHA-256-Prüfsumme je Beleg. Ihre Steuerberatung kann damit nachrechnen, dass sie dieselbe Datei vor sich hat, die bei Ihnen abgelegt ist.
- Löschen gibt es hier nicht, auch nicht für Sie. Was einmal hochgeladen ist, bleibt in der Datenbank; die Sperre unterscheidet nicht zwischen einer Handwerkerrechnung und einer versehentlich hochgeladenen Privatdatei. Löschen Sie Ihr Konto, entfallen Dateiname und die Zuordnung zu Wohnung und Konto, der Inhalt bleibt bestehen (models.py:1841-1857).
- HostKlar meldet sich bei ablaufenden Unterlagen nicht von selbst. Die Hinweise erscheinen auf der Belege-Übersicht, auf der Wohnungsseite und im Monatsbericht, den Sie sich selbst ansehen und selbst versenden; nicht in der Fristenliste und nicht in der Erinnerungs-E-Mail. Wer nicht hineinschaut, erfährt vom Ablauf nichts (engine/fristen.py und tools/fristen_mail.py kennen das Feld ablaufdatum nicht).
- Keine Suche, keine Texterkennung, und die Prüfsumme wird im laufenden Betrieb nie nachgerechnet. Die Übersicht ist eine Liste nach Datum, die Kategorie tippen Sie selbst, und einen Knopf „Integrität prüfen“ gibt es nicht; der Download liefert die gespeicherten Bytes ungeprüft aus (web.py:6962-6976). Die Prüfsumme ist ein Nachweis für später, keine laufende Kontrolle.
Nach § 147 Abgabenordnung gelten für steuerlich relevante Unterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre Aufbewahrung; welche Unterlagen in Ihrem Fall darunterfallen, hängt von der Einkunftsart ab — klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung. HostKlar liefert Informationen und rechnerische Selbstauskünfte, keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung (StBerG/RDG). Die technischen Sperren dieser Ablage ersetzen keine Verfahrensdokumentation.